O kliencie
MAGDOM to firma budowlana zatrudniająca ponad 20 osób, która przygotowuje oferty przetargowe. Po stronie klienta projekt prowadził Andrzej Kowalewski, Project Owner.
Wyzwanie
Dokumenty potrzebne do przetargów leżały w około 20 różnych miejscach: w archiwach, w księgowości i w skrzynkach. Przy każdej ofercie trzeba było je od nowa wyszukiwać i składać w całość.
Przygotowanie jednej oferty zajmowało około 7 dni. Większość tego czasu nie szła na samą ofertę, tylko na szukanie i kompletowanie dokumentów.
Co zrobiliśmy
1. Zebraliśmy wymagania
Spisaliśmy, jakie dokumenty są potrzebne do przetargów, w których startuje firma, i gdzie każdy z nich dziś leży.
2. Zaprojektowaliśmy jedną strukturę
Ułożyliśmy wspólny układ dokumentów, zrozumiały dla wszystkich osób, które przygotowują oferty.
3. Zbudowaliśmy system dokumentów przetargowych
Powstał system, który zbiera wszystkie dokumenty przetargowe w jednym miejscu.
4. Przenieśliśmy dokumenty i przeszkoliliśmy zespół
Przenieśliśmy istniejące dokumenty do nowego systemu i nauczyliśmy zespół z niego korzystać. Samo wdrożenie zajęło tydzień, a przez miesiąc po nim wspieraliśmy zespół w codziennej pracy.
Rezultaty
- przygotowanie oferty skróciło się z około 7 do około 3 dni,
- wszystkie dokumenty przetargowe są w jednym miejscu, bez szukania w 20 różnych miejscach, archiwach i księgowości.
Źródło: dane klienta.
Podsumowanie
Większość czasu przy ofercie przetargowej nie szła na samą ofertę, tylko na szukanie dokumentów. Wystarczyło uporządkować, gdzie one leżą, i zebrać je w jednym systemie, żeby oferta powstawała o ponad połowę krócej.
Podobny problem w Twojej firmie? Zobacz, jak pracujemy przy wdrożeniach i automatyzacjach, albo przeczytaj, jak skrócić przygotowanie oferty w małej firmie.
